Jak dbać o zachowanie ciągłości numeracji dokumentów w programach z pakietów Finanse Optivum, Intendentura Optivum oraz Inwentarz Optivum?

Zasady pracy licznika numeracji są identyczne we wszystkich programach z pakietów Finanse Optivum, Intendentura Optivum oraz Inwentarz Optivum, tj.

• Licznik numeracji pracuje automatycznie, podpowiadając kolejny numer dla nowych dokumentów (zawsze większy o 1). Numer ostatniego zapisanego dokumentu pamiętany jest we wzorcu numeracji tego dokumentu.
• Usunięcie niezapisanego dokumentu nie zmienia stanu licznika numeracji. Natomiast usunięcie zapisanego dokumentu tworzy lukę w numeracji.

Z problemem zachowania ciągłości numeracji dokumentów mamy do czynienia w sytuacji, gdy:

1. Praca z programem rozpoczyna się w trakcie roku obrachunkowego i chcemy, aby dokumentacja prowadzona elektronicznie rozpoczynała się od numeru, na którym zakończono ręczną numerację dokumentów. Wtedy we wzorcu numeracji dokumentów można wprowadzić numer, na którym zakończono tradycyjną ewidencję. Od tego numeru program rozpocznie numerację elektroniczną. W ten sposób zachowujemy ciągłość numeracji tradycyjnej z elektroniczną.
2. Usunięto dokument już zapisany, co powoduje zwolnienie się jego numeru i powstanie luki w numeracji dokumentów. Zwolniony numer może zostać powtórnie wykorzystany, ale należy zadbać o zachowanie właściwej chronologii wprowadzanych dokumentów.

Pokażemy, jak zrealizować wymienione przypadki w programie Księgowość Optivum.

Otwórz dokument PDF z poradą >>